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柯尼卡美能达OPS提案服务助特殊行业告别传统办公

2014-07-29 00:00:00.0 来源:cpp114 文 责编:刘晓燕

摘要:
特种设备检测与社会经济发展和人民生活息息相关,由于行业的特殊性,检测单位对日常办公的周边配套设施也提出了很高要求。


  刷卡认证解决日常管理多重难题


  实现办公设备的集中管理是该研究所的当务之急,据用户介绍,原有的文档输出设备品牌和采购时间不统一,许多设备到了使用期限还在超负荷工作,导致IT部门耗费大量时间进行日常设备维护,无法专注开展核心业务,各部门的办公支出也难以核算。老旧的办公设备缺少加密设置,导致打印出来的"机密"测试报告常常被误拿,面临泄密的风险。


  柯尼卡美能达OPS综合提案服务中的刷卡管理解决方案就能很好地解决这些问题。


  导入IC卡用户认证系统后,员工只需在电脑上确认打印任务,走到任何一台空闲的复合机前直接刷卡即可得到自己的打印文件。这样的好处是,首先规避了打印输出信息泄露的风险;其二,均衡了设备负荷,员工也无需排队等待打印,减少了时间浪费;其三,由于个人IC卡信息唯一,通过刷卡录入,个人打印信息将自动归入所属部门以便统计。对于不必使用彩色打印的部门,可以设置打印权限和使用限量。系统每月将生成自定义格式报表,成本和使用情况一目了然。


  柯尼卡美能达的先进设备还为用户大力推行双面打印和扫描到邮件(scan to me)等降低纸张成本的举措,减少了不必要的纸张和碳粉的浪费,经后期统计已实现了20%的办公成本缩减,环保效益也随之提高。方案导入带来的便捷性使得工作效率提升40%,从根本上促进该研究所办公效率全面升级。


  运用二维码实现文件智能归档


  检测研究院时常有大批量报告文件需要归档,纯手工操作不仅浪费时间,还容易出现错漏。研究院迫切希望以"智能"化自动归档系统来取代传统的人工操作,全面提升办公效率和业务精准度。而如何让复合机像"人眼"一样自动识别扫描信息并进行分类?柯尼卡美能达给出了创新的二维码分割系统。

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