【CPP114】讯：企业用户节约打印成本的方法，除了选择正确的打印机类型降低折旧成本，采用分级打印的方式，从耗材方面尽量节约企业的打印输出费用，采用恰当的打印机设置以降低打印输出成本。其实我们还可以采用一些打印软件或使用一些打印技巧来降低企业的打印成本。

　　软件助力降低打印成本

　　为降低打印成本，市面上出现了一些打印软件，这些第三方软件通过各种方式挖掘耗材的使用潜力，达到了较好的节省效果。只要善用这些软件，对于降低企业打印成本是非常有好处的。

　　1.Inksaver: 至少节约15%的墨水

　　Inksaver是一款喷墨打印机专用省墨软件。它依靠打印时截取送往打印喷头的信号，并对信号进行优化，以减少喷头喷射的墨滴数量来达到省墨的目的。同时Inksaver软件的使用也非常简单，只要调节软件左边的滑杆，即可轻松达到1%～75%的省墨目的。

　　当然，由于喷射墨滴的减少，打印质量也可能相应地降低。不过在15%以下的省墨条件下打印，文稿的输出效果几乎不会受影响，这也就意味着使用这款软件至少能够节约15%的打印耗材成本。同时，Inksaver的独特工作方式对于某些特殊介质的打印效果还有较好的提升作用，如用洇墨情况严重的宣纸、吸墨性能差的铜版纸打印时，由于喷射墨滴减少，将大大降低墨滴扩散和堆墨对打印效果的损害。

　　2.SSC Service Utility：墨盒清零工具

　　提起SSC Service Utility，熟悉打印机的朋友和企业用户都很熟悉，这款软件适用于绝大多数Epson喷墨打印机，可以通过墨水冻结和智能芯片清零等方式，使墨盒绕过智能芯片的限制。这样既可充分利用墨盒里的残余墨水（当墨盒上的智能芯片计数到位时，会强制停止打印，其实此时墨盒里还有不少墨水），同时还为用户自行注墨创造了条件。

　　当然，使用这款软件还是有一定危险性的，如在使用软件对墨盒清零后，当墨水耗尽时，打印机仍然会继续工作，这样喷头空打时，空气和杂质会进入喷头，可能造成喷头损坏或重新安装墨盒时有一些麻烦，而这一弊病对于企业用户的影响更加明显。因此企业用户在使用这款软件时要多加注意，要避免因节省耗材成本而带来的打印机损坏等问题。当然，这款软件附带的废墨清零功能对于企业用户来说还是颇为实用的，能有效降低打印机的维护成本。

　　3.Uniprint：打印管理工具

　　疏于管理也是企业用户打印成本大大增加的一个原因，不少企业的打印任务并不多，但打印成本却不低，究其原因，就在于打印了大量无用资料或员工私用打印机打印个人资料，而这些费用最后都要企业买单。在这种情况下，使用打印管理软件，提高有效打印页比率就成了解决这个问题的关键。而Uniprint就是其中功能较为出色的一款软件，这款软件能够实现监控并记录打印事件，查看打印内容与打印用户，为客户端设置打印密码等，让企业内部的打印事件尽收眼底。这样就能够有效避免员工及外来客户无限制使用打印机，对于打印内容的有效审定与无效打印页的剔除，也有直接的效果，能够大大提高企业内有效打印页比率，极大地降低打印成本。

　　当然，能够降低企业打印成本的软件还有很多，限于篇幅，我们在此只介绍这三款相关的软件，相信只要企业用户善于挖掘，使用这些软件，对于降低打印成本，还是有相当大的作用的。

　　节省成本技巧来帮忙

　　在节约打印成本时，一些技巧的应用也很关键。一些打印技巧虽然很小，甚至看起来有些不起眼，但只要应用得当，对于降低打印成本还是相当有效的。

　　1.集中打印

　　对于不少企业来说，零散打印已经成为打印习惯，大家都习惯于遇到打印任务时，随时进行输出，这种打印方式对于打印紧急文件自然无可非议。但在日常使用中，采取这种方式却可能大大增加打印成本。首先大多数喷墨打印机在开机自检和关机喷头锁定的过程中，需要消耗部分墨水，这样频繁开关打印机，将造成墨水的极大浪费。同时部分打印机，尤其是老款激光打印机，在打印前几页时，容易因定影不良造成打印件报废，这样频繁开关机将造成大量打印纸和耗材的浪费。而频繁开关机时的冲击电流，对于打印机寿命的影响是比较大的，会降低打印机寿命，提高故障率，造成打印机折旧成本增加。

　　另外大多数打印任务，需要有人看守才能避免卡纸、打印报错等情况，这样分散打印将浪费不少人力资源成本。而集中打印在这方面的优势明显，将数个不紧急的任务放在一起打印，可减少开关机过程中的浪费，降低人力资源的消耗，降低打印机折旧成本和报废的纸张数量。因此，除了一些紧急打印任务外，在企业用户打印时，尽可能集中打印，以降低打印成本。

　　2.简化打印任务

　　另外，在企业用户打印时，一些员工喜欢在打印时加上水印，在编辑文件时采用底纹等等，或使用彩色进行文字输出。这样操作虽然打印页显得比较美观，但这种美观却是依靠很高的打印成本来实现的，因为无论是水印还是底纹的打印，都是要消耗打印耗材的，而彩色文本的输出，需要更大的耗材成本。因此，如非必要，不要采用这些方式进行打印。同时，编辑文件时所选择的字体，对于打印成本也有较大的影响，如黑体和一些美术体文字的字体笔画要比我们常用的宋体或楷体粗一些，这样整篇文档的打印覆盖率也会相应地增加，这就需要使用更多的耗材进行打印，而加粗文字也会有类似的结果，因此尽可能用笔画较细的字体，避免加粗文字打印，也能取得一定的节省效果。

　　另外，在打印大字体时，使用一些空心字体，不仅看上去美观，节省效果也相当明显。在word文档中，我们还可将文字设定为灰色，通过降低墨色的方式控制喷墨量，也能节省打印耗材，需要注意的是，将文字设定为灰色时，如使用喷打或彩色激打输出，最好将打印设置中的“仅使用黑色墨盒（硒鼓）”选项打开，否则，某些打印机可能会用彩色墨水/碳粉合成黑色耗材的方式来打印灰色文档，这样打印成本反而会提高。

　　3.加强文件共享，减少打印任务

　　节省的极致是什么，就是尽可能减少打印量。其实我们发现，企业打印的很多材料都不是必需的，如一些不需要存档的报表和资料，原本只需要通过网络共享等方式让相关的部门或人员得到这些资料就可以了。但由于企业受传统管理方式的影响以及某些企业内部IT建设滞后，导致这些非必要数据仍在大规模打印，甚至成为一些企业打印的主要内容。如何压缩这部分打印内容，就要考验企业管理人员了。如何在投入与享受IT成果间形成平衡，如何管理和共享数据与文件，如何在提高办公效率的基础上降低打印成本，是企业管理者需要考虑的。

　　总结：打印成本减半不是梦

　　当然，各种节省方式之间有可能相互影响，如选择了自行填充耗材或连供系统时，虽然会大幅度降低耗材打印成本，却会提高打印机的折旧成本和人力消耗成本。而选择高性能、自动化程度较高的打印机，虽然能降低人力消耗成本，并在一定程度上降低耗材成本，却会大大增加打印机的折旧成本。因此，企业用户在节省打印成本时，决不能着眼于单项打印成本的降低，而要根据自身的情况，综合分析，以求得各项打印成本的平衡，这样才能获得最低的综合打印成本。

　　只要方法应用得当，企业打印成本减半并不是梦想，从附表中可以看出，数种方式的综合应用，在不影响打印质量及增加其他部分成本的基础上，能够将耗材打印成本、打印纸成本降低50%左右，而有效打印页比率也能提高30%以上。至于打印机折旧和维护及人力资源成本，虽然很难有明确的数字表示，但打印机选购和使用得当的话，相信能够降低20%左右的成本。这些措施的综合使用，就能够轻松地使企业的总体打印成本降低一半甚至更多。

　　编后：综合来看，企业用户要节省打印成本，除了在选择打印机和耗材时要注意之外，对打印机的管理也是很有必要的。更重要的是，管理者要在员工中提倡节约的理念，让大家在打印时注意一定的操作技巧，这样为企业节约打印成本也能起到事半功倍的效果。

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