进行色彩管理，基本须要三个步骤。这三个步骤简称为“3C”，即“Calibration”、“Characterisation”及“Conversion”。见图一，第一步是calibration,意思是“校准仪器”；第二步是characterisation，即是“确立特性”；最后是conversion，代表“转换色彩空间”。无论你选择任何发展商的色彩管理系统，都必须顺序地经过此三个步骤。

色彩管理第一步--校准(Calibration)

校准指调校仪器达到标准。所有仪器必须校准后才可使用，确保仪器的表现正常；例如一个秤或电子秤，如果秤上没有东西而显示不是零，又或秤一磅的东西但显示不是一磅，这个仪器便不能提供正确的答案，它须要修理或调校。又例如一个反射密度仪，它可量度四色印刷品上各油墨之密度，显示CMYK各油墨之相对密度，通常每个反射密度仪都会有一张贴切身制造的CMYK密度校准卡，卡上之四色已印上其标准密度。如果反射密度仪读取卡上之四色而显示与卡上之数字不同，那么表示这个仪器须要校准，现今的密度仪都有一个功能按钮让用户校准答案。

色彩管理第二步--特征化(characterisation)

特性指每个色彩输入(colour input device)或色彩输出仪器(colour output device)，甚至彩色物料（例如油墨、显示屏幕之染色化学磷等），都有一定的色彩范围(colour gamut)或色彩表现能力。这步骤的目的是确立仪器或物料之色彩表现范围，并以数学方式记录其特性(character)，以便进行色彩转换之用。图三以CIE xyY方式表示某仪器及物料之色彩范围；图中比较下，人眼的色彩范围最广，而印刷品之色彩范围最小。

色彩管理第三步--转换(conversion)

转换指仪器与仪器或仪器与物料或物料与物料之间的色彩转换。每个仪器或物料的色彩范围都各有不同，例如彩色显示屏是RGB色彩，而彩色印刷是CMYK色彩（不计算六色印刷或专色）；而且不同牌子（甚至相同牌子）的彩色显示屏的色彩范围未必一样，同样地不同制造商的四色油墨的色彩范围亦可能不相同。色彩管理中的色彩转换不是提供百分百相同之色彩，而是发挥仪器或物料所能提供最理想之色彩，同时让使用者预知结果。例如软式打稿(soft proofing)，是利用彩色显示屏（RGB色彩）模拟四色印刷（CMYK色彩）之色彩。色彩管理系统亦可透过显示屏提供预视（模拟）四色印刷或六色打稿之色彩；无论显示屏之色域是否很广阔，并不影响仪器间之色彩转换，最多只不过是影响在显示器预视色彩之真实性。