怎样才能使一个PDF文件达到最好的印刷效果。最理想的办法是用像InDesign或QuarkXPress这样的专业设计软件来创建原稿。但是有些设计师经常会把Microsoft Word当作排版软件。这就像人们用乐芝饼干烘烤出“模拟”的苹果派，并且希望它的味道与真正用苹果做成的派一模一样。Word并不是一个理想的图形设计软件，它只是一个文字处理软件。任何一个把Word文档当作输出文件的人都知道，当文档被打开的时候，其中的字体很容易丢失。

　　Microsoft Word软件主要是根据目标输出设备的分辨率和特点，从操作系统上获取字库，而不是从设备上直接获取字库。因此，当你用自己的桌面打印机创建Word文档时，文件中的字体是根据这台打印机的分辨率而设置的，一般都为600 dpi。如果你把输出设备换成了另外一台具有不同分辨率的打印机（例如2,400-dpi的CTP系统），或者是Adobe PDF/Distiller虚拟打印机，那么字体也会随之发生改变。

　　设计师可以通过在自己的电脑上把Distiller/Adobe PDF设为默认打印机来解决这个问题。以后的每一个新的Word文档都会设置为Distiller的字库。当它生成PDF文件时，里面的文字也不会发生变化。你可能会想：“当我想要在自己的打印机上打印文件的时候，里面的文字也不会丢失吗？”其实这并不是说，如果你在Adobe Acrobat 或 Reader里打开PDF文件，它就会从那里转移到目标打印机上印刷。而是当文件运行的时候，　　Word 12能让用户在不通过任何一个打印机驱动器的情况下直接输出PDF文件——这种功能能够缓解人们当前所面对的一些难题。

　　一个PDF文件中应该包括哪些内容？

　　仅仅是使用恰当的设计软件并不能保证你一定能生成完美的PDF印刷文件。因为任何一个能够编写PostScript语言或输出PDF的软件都可能制作出糟糕的PDF文件。

　　虽然印刷活件没有统一的标准，但对于一个可以交付印刷的PDF文件来说，还是存在着很多共同点的。

　　使用到的所有字体都是嵌入的（可能是全部字库，也可能是包含所使用字形的字库子集）。
　使用到的所有位图都具备足够的印刷分辨率。
　　如果对图像进行了压缩，那么它的质量不能受影响，或者将起保存为高质量的JPEG格式。
　　图形被编辑成矢量数据：在转变为位图时不会发生错误。
　　在正确的色彩空间（将在打印的色彩空间）内定义颜色。
　　校正页面的外形尺寸并设置出血。
　　确定处理动态透明度对象的方式、时间和地点。
　　最后不要忘了字体！

　　由于字体必须要储存在将要印刷文件的电脑里，因此多数输出服务供应商都会要求设计师将字体与印刷文件一起发送过来。虽然每一种字体都有其特殊的交换规则（只有签署了许可协议，我们才能安装字体），但一般的协议都允许人们把文字与印刷文件一起发送出去，但是输出服务供应商必须具备使用那种字体的资格。如果设计师使用的是一种比较特殊的字体，那么就会引起一定的问题。但是在PDF文件中就不会出现这样的问题，没有包括Adobe在内的很多字体设计公司都允许人们在印刷时嵌入和预览这些字体，而且印刷厂也不需要具备印刷这些字体的资格。

　　既然这样，为什么还会出现那么多与字体有关的问题？虽然大多数PDF创建方式都能嵌入字体，但人们还是很容易在最终的PDF文件中忽略掉一些字体。在这种情况下，你可以考虑Distiller，它是Adobe公司最著名的PDF创建工具。Distiller有很多成套的PDF设置参数（活件选项），但是也很容易创建或编辑新参数。从应用的角度来说，字体可以包含在PostScript中，而它是否被发送给Distiller主要取决于用于所选择的印刷方式。在Windows系统中，当人们通过一个Adobe PostScript打印机驱动器创建PDF文件时，就能用五种方式中的一种来处理TrueType字体，但具体是哪一种方式，还是由客户在“send fonts as”或“TrueType download”对话框中的选择来决定。一个TrueType字体可以被转换为Type 1字体，作为Type 42字体发送，转换为轮廓图或位图等多种形式。如果Distiller不能通过PostScript文件活件，Distiller就会在字体缺失的情况下创建PDF文件，用户可以在QuarkXPress的打印或PDF输出设置选项中选择字体插入，但是InDesign和Illustrator会在PDF输出时将字体添加进入。

　　即便PDF创建工具可以嵌入字体，但OpenType 和TrueType等字体的嵌入还是会受到限制。虽然现在几乎已经没有几个字体设计公司能够提供这种字体了，但它们的局限性还是客观存在的。有些软件（例如：苹果版的QuarkXpress 6.5 和 7）不允许用户在版式设计中使用受限字体；有些软件（例如InDesign CS）会警告用户说这种字体不能嵌入PDF文件；还有些软件不会在人们使用这种字体时给出任何警告。

　　使用Adobe Acrobat或Reader中的“Document Properties”选项能让用户确定一种字体能否被嵌入到PDF文件中。如果一种字体属于“完全嵌入”字体，那么它所包含的所有字形就成为了PDF文件中的一部分；如果它属于“嵌入子集”字体，那么只有文档中用到的字形才能被包含在PDF文件中；如果字体不能被嵌入，那么人们可以用两种方法来进行字体的预览和印刷。Acrobat或Reader可以用程序内自带的Adobe Multiple Master字体模拟缺失的字体，这种模拟字体虽然很难与原来的字体相匹配，但至少能让人们看到文件里的内容。如果本地计算机里有调用字体，那它们就可以用来进行预览和印刷。但是，如果PDF文件不是直接从Acrobat里印刷，那这种办法就没有用了。在这种情况下，人们可以用touch-up text工具或第三方软件将本地字体嵌入PDF文件。