不容忽视的办公成本

研究机构在对美国500家大型企业调研后发现，文件在企业核心业务中的重要性不言而喻。83%的公司认为，文件对核心业务非常重要。从市场部的产品目录、直邮资料，到财务部的付款通知以及设计生产部门的用户手册、技术资料……，公司员工近37%的工作时间都花费在处理文件上。

调查显示，企业在文件方面的花费占据了公司整体营业额的1%-3%。然而，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具体花费，打印、复印等文件处理的消耗成为企业成本中尚未挖掘的最后“堡垒”。

富士施乐株式会社日本和亚太区全球服务业务总裁冈野正树表示，将文件业务外包，可以帮助公司从繁杂的文件处理及相关硬件设备的管理和维护中摆脱出来，将节省的人力、精力和成本投入到自身的核心业务中。据统计，采用富士施乐的文件外包服务后，客户的文件支出成本将减少10%-30%。前不久，宝洁公司与富士施乐/施乐签署了为期5年的文印外包服务，预计能将办公成本降低20%～25%，年耗电量将节省30%，年用纸量将节省约20%～30%。

从“拥有者”到“使用者”的角色互换

通常，一个企业的各个部门，都各自拥有并管理着很多设备，负责这些设备的采购、维修、耗材，甚至要考虑每台机器应该放在哪里等，这必然会造成不同程度上的资源浪费，又给各部门增加设备管理的负担。

但是，如何才能确保客户从“拥有者”到“使用者”角色的顺利互换？据冈野正树介绍，根据富士施乐的实践和服务经验，在为客户实施全球服务（文件外包服务相关业务）之前，富士施乐的专业人员会先了解客户的需求，再通过精益六西格玛理论对客户的办公环境、文件管理流程进行评估，同时倾听客户的意见，全面细致地了解客户运营的实际情况。通过调查评估，富士施乐将根据不同的客户需求量身定制适合的文件管理服务，配置最优化的设备组合并改善文件管理流程。

事实上，在企业管理日益精细化的今天，除了文件管理服务之外，富士施乐所提供的文件外包沟通服务以及业务流程服务，也受到越来越多客户的青睐。文件沟通服务可以为客户提供从文件设计、创造、打印或印刷、库存到分发、递送乃至与其客户进一步沟通的增值服务；而通过业务流程服务，富士施乐则可以帮助客户进一步改善财务等内部业务管理流程，提升工作效率。

如今，文件外包已经逐渐成为企业办公的一种新趋势。相信随着企业文件管理服务需求的日益增多，以及富士施乐等行业领导厂商的大力推动，中国的文件外包市场将会快速发展，日渐繁荣。