印刷包装企业如何进行合同管理
2007-06-09 00:00:00.0 来源：中国包装网 责编：中华印刷包装网
印刷包装企业的销售合同基本上为加工承揽合同，即承揽人按照定作人的要求完成工作，交付工作成果，定作人给付报酬的合同。
与普通的买卖合同不同，只有定作方提出加工要求即签订合同后，企业才能组织生产；产品加工完成后，只能向定作方交付，而不能向其他第三人交付，即平常所说的只能卖给定作方而不能卖给其他人。由于这一特征，印刷包装企业有其特定的经营风险，再加上原材料价格的大幅上扬，企业的利润空间越来越小，如何防范和降低经营风险，成为每一个印刷包装企业的管理者、营销人员、财务人员十分关注的事情。
经营风险来自生产和营业的各个方面，双方签订合同的缜密性，企业生产、销售、服务等环节履行合同的全面性，应收账款的管理及追收力度，定作方的经营状况、资金状况、诚信度，市场变化，原材料价格变化等等都是经营风险产生的源泉。只有从工作中的每一个环节入手，进行合理有效的合同管理，才能有效地防范和降低经营风险。
签订合同不留隐患
印刷包装企业是为定作方的产品作“嫁衣”的，受定作方产品因素的制约比较明显。
开拓某一产品的包装市场时，要对该产品的大致状况有所了解，如该产品品牌是否为其行业的知名品牌；该产品是处在开发期、成长期、成熟期还是萎缩期。具体到某一个企业时，对该企业也要有一个初步的了解，如该企业是否为新兴企业，经济实力如何，资信状况如何，有无一定的固定资产等等。要防止从一开始就陷入风险的漩涡，成为替别人还债的“冤大头”。了解的渠道有很多，比如自己的同行、对方的同行、对方的供应商和经销商等等，有时从言行举止、洽谈的各种表现中也能发现一些大概情况。
签订合同时，要履行一些必要的法律手续，遵守印刷行业的管理法规，包括要求对方提供营业执照（复印件）、公司（或法人）委托书等。如印刷注册商标、专利标识时，还应要求对方提供注册商标证或商标的其他合法使用证明、专利证书或专利的其他合法使用证明，必要时应留存复印件备查，避免陷入知识产权纠纷，或者成为生产假冒产品的“共犯”，得不偿失地给公司造成“名”与“利”的损失。
加工承揽合同的主要条款包括标的物名称、规格、数量、单价、总价款、原材料的提供、交货期、交货地点、付款方式、质量、包装方式、纠纷解决方式等，签订时各项内容一定要填写清楚，不要因为私人关系好或者有一定的交情而不签合同或者随便填写一部分内容，否则很有可能为以后的纠纷埋下隐患。
交货期和交货地点一定要明确，它们关系到货物风险转移的时间和地点问题，不要有“凭定作方通知”之类不利于明确责任或加重承揽方风险的“软条款”。质量条款是加工承揽合同中最易产生纠纷的条款，签订合同时该条款一定要明确，不能模棱两可。要明确规定检验方法、验收标准。对没有标准的部分如图文位置、颜色偏差及定作方的特殊要求等，双方要进行封样或生产前签样，避免因质量标准不明确而产生纠纷。在大多数情况下，定作方以质量不合格为借口，拖延货款、要求折价甚至拒收定作物时，吃亏的是承揽方。付款方式方面，一般应收取一定的定金或预付款作为信用担保，避免定作方因其他原因拒收或少收货物而带来的风险。原材料由定作方提供时，要对原材料的质量有明确的约定，分清因原材料质量而引起产品质量问题时的责任。定作方对原材料有特殊要求时，应在合同中注明。由于印刷行业的特殊性，在合同中还应有短溢装条款，避免因交货数量的合理变化而被有些不良定作方利用，造成风险，同时也方便定作方提前安排自己的生产，避免给定作方造成不应有的损失。
签订合同时，有些条款必要时要和供应、生产部门协商，如原材料、交货期等。协商后认为实在不能满足定作方要求的，要与对方协商，不能盲目地答应对方，以免为此产生纠纷甚至给定作方造成损失。
此外要健全合同审核制度，不能实行“一人主义”，避免因一人的疏忽或理解上的偏差而产生合同风险。同时也可防止极个别业务员与定作方共同欺诈自己的公司。
履行合同毫厘不爽
作为承揽方的印刷企业，全面履行合同主要是指在产品质量、交货期、售后服务等方面要满足定作方的要求。首先要树立“全员营销意识”，每个员工都要有强烈的服务意识。始终坚持把满足用户需求作为衡量各项工作的标准，建立完善的全员全方位的质量保证体系，并把质量的内涵延伸到工作质量和服务质量中，真正做到生产为经营服务，一切为客户服务。作为业务员，要以德为本，以诚待客，采用多种途径和方式与客户有关人员交流感情，了解对方的经营理念、服务宗旨和对产品的需求。通过建立互相帮助支持、互惠互利的协作和友谊，增进互相之间的信任度，达到精诚合作。在合同签订后或客户有其他要求时，要以书面形式通知生产、技术、供应等部门并与之密切配合，准确及时掌握生产进度、数量、质量、成套性等。自己公司确有个别事情不能完全满足客户要求时，业务员应提前告知客户，争取得到客户的支持与配合，避免产生不应有的误会。业务员要做好双方的桥梁沟通工作。
生产、技术、供应等部门的员工要认真了解客户对产品的各方面要求，对要求理解不明确的地方，不要凭习惯思维去猜测，必须向客户了解清楚。否则就有可能产生定作方拒收的风险。在印刷包装的承揽业务中，有时候没有标准可言，也没有习惯可言。比如说，同一个月饼罐型，大部分客户喜欢将图案居中，但有些喜欢将图案放在左上角或右下角等等；同一图案可能绝大多数人觉得颜色偏深一点美观大方，但不能排除有人觉得颜色偏浅一点，更显得清秀和与众不同。在生产过程中，要实行全程质量控制，努力实践“我的努力是为了您的满意”的行为准则，做到上道工序为下道工序服务，下道工序是上道工序的检验员，层层把关，从制版、打样、拷片、原材料采购、印刷、制作、检验、发货各个环节入手，严把质量关，交给定作方满意的产品。
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